Een eigen bestelportaal voor de horeca, gebouwd op het ERP dat er al stond.
La Venta levert authentieke Spaanse producten aan honderden horecazaken. Wij bouwden hun bestelportaal, backoffice en website: elke klant bestelt wanneer het hem uitkomt, met zijn eigen assortiment, prijzen en leverdagen, en elke bestelling komt rechtstreeks in Reflex terecht.
Een horecagroothandel verkoopt niet alleen producten, maar ook afspraken: per klant een eigen assortiment, eigen prijzen en acties, vaste leverdagen per route en een besteltijd die daarbij hoort. Bij La Venta stonden die afspraken allemaal in Reflex, het ERP. Wat ontbrak was een plek waar klanten er zelf mee konden werken: bestellen na sluitingstijd of vanaf een telefoon in de keuken, en zelf terugzien welke factuur openstaat of wanneer de volgende levering komt.
Reflex vervangen was geen optie, want de administratie, het magazijn en de facturatie draaien erop. De opdracht was dus een eigen laag bovenop het ERP, met de uitstraling van La Venta en zonder dubbel werk voor de binnendienst.
We bouwden één platform met drie gezichten: een bestelportaal voor klanten, een backoffice voor de binnendienst en een nieuwe publieke website. Klanten, artikelen, prijzen, orders, facturen en pakbonnen worden uit Reflex gespiegeld naar een eigen database, zodat het portaal snel blijft zonder het ERP te belasten. Bestellingen gaan de andere kant op: rechtstreeks in Reflex, zonder overtypen.
- Per klant het eigen assortiment, de eigen prijzen en acties, en de leverdagen van zijn route
- Snelbestellen, vaste bestelpatronen en een installeerbare app voor telefoon en tablet
- Een backoffice met gedragssignalen, meekijken als klant en een AI-koppeling voor vragen in gewone taal
Het dashboard laat zien wat er vandaag moet gebeuren
Een chef opent het portaal en ziet meteen waar het om draait: wanneer de volgende levering komt, tot hoe laat hij daarvoor kan bestellen en wat er gebeurt als hij die tijd mist. Die besteltijd volgt de routedagen van zijn eigen zaak, met een klok die meetelt.
Daaronder staan zijn vaste bestelpatronen en de artikelen die hij het vaakst bestelt, met de prijzen die voor hem gelden, en verderop zijn leveringen, bestellingen en openstaande facturen.
- Besteltijd en leverdag per klant, afgeleid van zijn route
- Bestelpatronen: de vaste bestelling met één klik opnieuw
- Facturen, pakbonnen en bestelhistorie om zelf in te zien en te downloaden
Bestellen in de keuken, vanaf de telefoon
Snelbestellen is gemaakt voor wie weet wat hij wil: typ een deel van de naam of het artikelnummer, druk op Enter en het bovenste resultaat ligt in de winkelmand. Nog voordat hij typt, staan de artikelen die hij het vaakst bestelt al klaar, en wat al in de winkelmand ligt, past hij meteen aan.
Het portaal is als app te installeren op telefoon en tablet. En iedereen in de zaak krijgt een eigen login met een eigen rol: de kok kan bestellen, de boekhouder ziet de facturen maar bestelt niet, de eigenaar ziet alles.
- Enter voegt het bovenste resultaat direct toe
- Installeerbaar als app, zonder app store
- Eigen logins per medewerker, met rechten per rol
Een winkelmand die de afspraken kent
In de winkelmand komen alle afspraken samen: het minimum orderbedrag van die klant, bezorgen of afhalen, de leverdagen die voor zijn artikelen en adres mogelijk zijn, en transportkosten op basis van de afstand. Heeft hij voor een dag al besteld, dan kan hij daar zonder minimum en zonder transportkosten iets bij bestellen.
Gewichtsartikelen zoals kaas en worst staan erin met een geschatte prijs per stuk; bij levering wordt gewogen. En vlak voor het plaatsen rekent het portaal de order nog eens na bij Reflex: is een prijs intussen veranderd, dan ziet de klant dat voordat hij bestelt.
- Minimum orderbedrag en besteltijd per klant, gratis bezorging per afstandszone
- Transportkosten automatisch berekend op afstand
- Orders gaan rechtstreeks in Reflex, met een bevestiging per e-mail
De binnendienst ziet wie er stil valt
Elke ochtend vroeg vergelijkt het platform het bestelgedrag van iedere vaste klant met zijn eigen ritme. Bestelt een zaak die normaal wekelijks bestelt ineens drie weken niet, of neemt hij een vast artikel niet meer af, dan staat dat op het dashboard als de binnendienst begint.
Belt een klant met een vraag, dan kijkt de binnendienst met één klik mee als die klant: hetzelfde assortiment, dezelfde prijzen, dezelfde besteltijden. De bestelling kan dan meteen namens de klant worden geplaatst. Nieuwe klant-aanvragen, proeverijen en contactberichten komen in hetzelfde overzicht binnen.
- Gedragssignalen per klant en per artikel, elke ochtend opnieuw berekend
- Bekijk als klant: meekijken en direct namens de klant bestellen
- Klant-aanvragen, proeverijen en contactberichten op één plek
Vragen stellen aan de eigen cijfers
Het team van La Venta kan Claude aan het platform koppelen en vragen stellen in gewone taal: hoe ontwikkelt deze klant zich, welke artikelen dalen, wat nemen vergelijkbare zaken wél af? Het antwoord komt uit de eigen data, zonder dat er eerst een rapport gebouwd moet worden.
Klant-, order- en omzetcijfers zijn via de koppeling alleen te lezen: vaste vraagtypes, geen vrije toegang tot de database, en iedere medewerker logt in met zijn eigen account. Wie uit dienst gaat, verliest meteen ook deze toegang. Alleen het receptenboek kan het team vanuit Claude ook bijwerken: recepten opstellen, van foto’s voorzien en publiceren, met een revisie bij elke wijziging.
- Verkoopanalyse, stijgers en dalers en kansen per klant
- Klantcijfers alleen-lezen, met de eigen inlog van elke medewerker
- Recepten opstellen en publiceren vanuit Claude
Een website die het verhaal achter de producten vertelt
Voor nieuwe klanten is de website het eerste wat ze van La Venta zien. Beelden van Spaanse producenten en bodega’s, het verhaal achter het assortiment, recepten en inspiratie: alles laat zien dat La Venta een specialist is en geen algemene groothandel.
Het assortiment staat online, met een eigen pagina per categorie en per product, zodat inkopers La Venta via Google vinden. Wie klant wil worden of een proeverij wil, meldt zich direct via de site aan.
- Het assortiment online, met een pagina per categorie en product
- Aanmelden als klant en proeverijen aanvragen, rechtstreeks in de backoffice
- Inspiratie-artikelen en een receptenboek die La Venta zelf beheert
Het Resultaat
Sinds de zomer van 2026 bestellen de klanten van La Venta via het nieuwe portaal. Bestellingen komen zonder overtypen in Reflex, klanten zien zelf hun facturen, pakbonnen en leveringen, en de binnendienst ziet elke ochtend welke klanten aandacht nodig hebben. Reflex bleef gewoon staan: het platform is erop gebouwd, niet eromheen. Diezelfde aanpak werkt voor elke groothandel met vaste klanten en afspraken per klant.
Klaar voor de volgende stap in digitalisering?
Heeft u als groothandel ook vaste klanten met eigen prijzen, routes en leverdagen? Wij bouwen een bestelportaal op het systeem dat u al gebruikt, zodat klanten zelf bestellen en uw binnendienst zich op verkopen kan richten.