Complete planning control
and absolute transparency.
How we consolidated showroom leads, file management, and technician schedules into one central dashboard. No more scattered emails or sticky notes, just operational peace of mind and clear client collaboration.
The Challenge
The client needed a centralized system to replace fragmented manual processes. They required an internal dashboard for scheduling and tasks, coupled securely with a client-facing portal and a public portfolio.
The Solution
We deployed Agentic Driven Development to build a robust custom application in record time. With a secure, cloud-hosted database structure, we guarantee absolute data integrity and lightning-fast search results, without the bloat and delay of traditional plugins.
- Unified internal scheduling dashboard
- Secure client portal with shared file storage
- Built-in chat and image editing tools
From chaos to control.
The Backoffice
The beating heart of HiRas is the central nervous system: a sleek internal dashboard built purely for operational speed. Instead of scattered emails and sticky notes, all showroom requests land in a clean inbox.
With one click, a request turns into a live project. From here, the planner directs the entire process: from managing files (with seamless in-browser image editing) to the central drag-and-drop calendar where technicians are scheduled.
- Centralized drag-and-drop scheduling
- Advanced file management with shared/private access
- Showroom Inbox > Project generation in 1 click
Maandag, 22 juni
Goedemorgen, Martijn
Inbox
4 ongelezen
Showroom
2 afspraken
Projecten
12 actief
Nieuw project
Aanmaken
Concept tekening 3D afronden
Offerte versturen klant
Fam. Smits - Kookeiland
Montage Janssen
Kantoorinrichting Pietersen
In uitvoeringVolledige renovatie en inrichting van kantoorruimte incl. maatwerk kasten, vergadertafel en keukenblok. Oplevering week 28.
Showroombezoek Pietersen
di 24 jun
Werkvoorbereiding & zaaglijst
do 26 jun
Montage — week 27
ma 30 jun – vr 4 jul
3D render voorkant
3D render zijkant
Werktekening A1
Unit A — Kasten rechts
Eiken fineer 18mm
6 pl.
MDF 12mm wit
12 pl.
Scharnieren soft-close
24 st.
Projectbeheer
Elk detail van elk project
Elk project in HiRas heeft een eigen pagina waarop alle relevante informatie samenkomt — van planning tot bijlagen, van zaagstaten tot materialen.
Zo heeft het team altijd een volledig en actueel overzicht, zonder heen en weer te hoeven schakelen tussen systemen of mappen.
- Kalenderplanning per project met personeelsinzet
- Geïntegreerde zaagstaten, bijlagen en tekeningen
- Materiaallijsten met status en voorraadbeheer
Ma
Di
Wo
Do
Vr
Za
Zo
Pietersen
10:00
OPEN
OPEN
Opendeur demo
14:00
OPEN
OPEN
OPEN
Showroombezoek begeleiding
10:00
Offerte opstellen Pietersen
Tekening Bakker nakijken
Werkvoorbereiding Janssen
Bestelling materiaal
Offerte Smits doorsturen
Intern overleg
Planning bijwerken
Offerte bespreken
14:00
Factuur Janssen opsturen
Weekafsluiting + agenda
Montage Janssen
08:00
Montage Janssen
08:00
Afwerklijst bijhouden
Montage Janssen
08:00
Opleverdocument opmaken
Opmeting Smits
09:00
Foto's doorsturen
Montage Janssen
08:00
Zaagwerk Bakker
Onderdelen tellen
Zaagwerk Bakker
Zaagwerk Bakker
Afwerking testen
Zaagwerk Bakker
Zaagwerk Bakker
Materiaal ontvangen
Zaagwerk Bakker
Zaagwerk Bakker
Scharnier bestelling
Zaagwerk Bakker
Weekplanning
Altijd overzicht over de planning
De geïntegreerde agenda geeft per medewerker inzicht in de volledige werkweek — van showroomafspraken tot montages op locatie.
Taken worden direct vanuit projecten op de kalender gezet, zodat planning en uitvoering altijd gesynchroniseerd zijn.
- Weekoverzicht per medewerker in één oogopslag
- Showroomafspraken en projecttaken op één kalender
- Kleurcodering per project voor direct herkenning
Mijn Project
Beheer uw gegevens en bekijk de actuele voortgang.
Details
Project
Fam. Smits
Kookeiland & Renovatie
Startdatum
Maandag 12 September
Huidige Status
In ProductieUw Gegevens & Wensen
Bestanden & Foto's
3D_Ontwerp_V2.pdf
Technisch • 3.4 MB
Offerte_Definitief.pdf
Financieel • 1.2 MB
An exclusive experience.
The Client Portal
For the consumer, the service doesn't end after the showroom visit; it's where it begins. Once the project is live, the client receives access to a secure, exclusive portal.
In this high-end environment, all lines of communication converge. Clients can view approved blueprints, check their scheduled installation dates, and easily consult with the store via the integrated live chat.
- Live in-app chat with the showroom
- Centralized access to blueprints and quotes
- Always up-to-date with live project statuses
SEO & Premium Lead Generation.
The Digital Storefront
A custom ERP is worthless without an engine to feed it. We designed a blazing fast, high-end e-commerce style website to translate the luxury showroom experience digitally. Maximum performance and flawless Lighthouse SEO scores guarantee visibility on local search terms.
Through strategically placed, frictionless conversion elements (like the floating showroom appointment widget), we lower the threshold for leads. As soon as a visitor books an appointment, it is immediately dispatched as a ticket into the Backoffice.
- Lightning-fast load times optimized for mobile and desktop
- Lighthouse 100/100 on Performance & SEO
- Direct API integration with the internal Inbox
Stack & Technologie
The Results
A modern ecosystem with unprecedented speed and robustness. HiRas now benefits from a centralized data overview, smooth planning flows, and agentic document generation (including quotes and invoices), all powered by a high-performance backend.
Klaar voor de volgende stap in digitalisering?
Ontdek hoe LEUPEN Digital een maatwerk ecosysteem voor uw bedrijf kan realiseren. Van een efficiënte backoffice tot een premium webportaal.